Як підвищити продуктивність: техніка тайм-менеджменту.

У добі тільки 24 години. І за цей час потрібно встигнути виконати усі заплановані плани, зустрітись з друзями і ще хоч трохи часу для себе виділити. Тому варто сприймати час як інструмент для досягнення цілі.

Для цього треба вміти правильно керувати своїм часом. Отже, розповідаємо 16 порад, які становлять основу тайм-менеджменту:

Заздалегідь підготуйтесь. Складіть план наступного дня ще звечора. На це є дві причини. Перша: підсвідомо мозок обробить ці ідеї під час сну. Друга: записавши план, ви не будете переживати щось забути, а отже сон буде спокійнішим.

Сформуйте графік. Одна з найбільших помилок – відсутність чіткого уявлення того, що має бути виконано за день. Вихід – підготувати графік і виконати його. По- перше, це зменшить стрес та збереже енергію. По-друге, ви підвищите продуктивність та відчуватимете контроль над тим, що робите. По-третє, ви відчуватимете відповідальність за своє життя, а це підвищує самооцінку.

Прокидайтесь рано. Таким чином, ви будете мати час побути в тиші та спокої поки інші сплять. Ви зможете обдумати те, що потрібно зробити протягом дня. А це допоможе зекономити час впродовж виконання роботи. Візьміть за звичку лягати до 23 години, а вставати о 6-ій.

Тайм-менеджмент

Не забувайте про перерви. Тривала робота виснажує. А невеликі перерви допомагають відновити сили та знайти наснагу для подальшої роботи. Найкраще використати техніку Pomodoro. Суть методу: 45 хвилин роботи, 15 хвилин відпочинку. Але співвідношення робота/відпочинок можна змінювати відповідно до індивідуальних особливостей. Головне, щоб співвідношення було регулярним, а відпочинок тривав не більше 15 хвилин.

Геть соціальні мережі під час роботи. Повідомлення від друзів, сповіщення про новий твіт чи пост дуже відволікають і не дають зосередитись на роботі. При цьому багато часу витрачається просто марно, а можна було зробити щось важливе. Тому виділіть певний час зранку або ввечері, щоб відповісти на всі особисті повідомлення. Це зекономить чимало часу і підвищить продуктивність.

Позбудьтесь непотрібного. Важливо навчитись розрізняти, що потрібно, а що ні. Чим краще ви це зробите, тим більше виявите, що не є важливим і просто забирає час. Наприклад, спілкування з колегами під час роботи, зайві наради, мікроменеджмент завдань.

Багатозадачність – не запорука успіху. Не всі можуть бути Юлієм Цезарем. Інколи багатозадачність тільки заважає, адже не всі можуть працювати в такому темпі. В результаті одночасно декілька проектів не доведені до кінця, концентрація втрачена. Навпаки з’являється роздратування і невпевненість у власних силах.

Розвивайте зосередженість. Прагнення зробити все і одразу може призвести до того, що ви не встигнете зробити нічого. Звісно, це за умови, якщо ви візьмете на себе забагато роботи. Тому краще зосередьтесь на виконанні одного завдання, а тоді приступайте до іншого. Важливо, щоб вас не відволікали зайві вкладки в браузері, відкриті програми, які ви не використовуєте.

Навчіться говорити «ні». Якщо у вас немає часу зробити те, що просять інші – просто ввічливо відмовте. При цьому не дозволяйте собі відчувати провину.

Перфекціонізм – це не завжди добре. Важливо навчитись відрізняти самокритичність і перфекціонізм. Адже прагнення досягнути ідеалу не завжди виправдане. В результаті витрачається багато часу, щоб довести навіть неважливі дрібниці до бездоганності. А, отже, терміни виконання роботи постійно зриваються. Звісно, немає нічого поганого в тому, щоб прагнути стати кращим. Але прагнення стати найкращим може обернутись не в кращу сторону. Висновок: виробіть раціональне ставлення до роботи.

Визначте ціль. Це потрібно для того, щоб уникнути витрат часу та енергії на неважливі справи. Кожна ваша дія має бути спрямована на досягнення кінцевої мети і не важливо чи це короткочасний план чи довгостроковий.

Розставте пріоритети. Так ви побачите, які справи потребують негайного вирішення, а які можна відкласти. Зокрема, американський бізнес-консультант Стівен Кові пропонує розділяти завдання на 4 категорії: важливі і термінові; важливі, але не термінові; термінові, але не критичні; не термінові та не важливі.

Делегування – ключ до вдосконалення. Коли обсяг роботи збільшується і стає не під силу виконати все самому – не бійтесь доручити це комусь іншому. Адже результатом стане невпевненість у свої силах, втома та зниження мотивації. Не забувайте, що успіх бізнесу полягає у здатності власника дивитись у майбутнє, а не займатись рутинними справами.

Діліть великі плани на маленькі. Великий обсяг роботи налякати і відбити будь-яке бажання щось роботи взагалі. Тому краще поділити великі плани на менші етапи. Їхнє досягнення допоможе відстежити прогрес і зберегти спокій.

Визначте продуктивний час. Доведено, що одні люди працюють краще зранку або вдень, а інші ввечері або навіть вночі. Визначте власний час, коли продуктивність максимальна, підлаштуйте свій графік. Тоді можна поставити найважливіші справи на цей час.

Не нехтуйте здоровим сном. Краще виспатись, втративши додаткові години праці, але виконати її ефективніше. Адже від постійного недосипання організм виснажується, розвивається хронічна втома і працездатність знижується.

Для цього треба вміти правильно керувати своїм часом. Отже, розповідаємо 16 порад, які становлять основу тайм-менеджменту:

Заздалегідь підготуйтесь. Складіть план наступного дня ще звечора. На це є дві причини. Перша: підсвідомо мозок обробить ці ідеї під час сну. Друга: записавши план, ви не будете переживати щось забути, а отже сон буде спокійнішим.

Сформуйте графік. Одна з найбільших помилок – відсутність чіткого уявлення того, що має бути виконано за день. Вихід – підготувати графік і виконати його. По- перше, це зменшить стрес та збереже енергію. По-друге, ви підвищите продуктивність та відчуватимете контроль над тим, що робите. По-третє, ви відчуватимете відповідальність за своє життя, а це підвищує самооцінку.

Прокидайтесь рано. Таким чином, ви будете мати час побути в тиші та спокої поки інші сплять. Ви зможете обдумати те, що потрібно зробити протягом дня. А це допоможе зекономити час впродовж виконання роботи. Візьміть за звичку лягати до 23 години, а вставати о 6-ій.

Не забувайте про перерви. Тривала робота виснажує. А невеликі перерви допомагають відновити сили та знайти наснагу для подальшої роботи. Найкраще використати техніку Pomodoro. Суть методу: 45 хвилин роботи, 15 хвилин відпочинку. Але співвідношення робота/відпочинок можна змінювати відповідно до індивідуальних особливостей. Головне, щоб співвідношення було регулярним, а відпочинок тривав не більше 15 хвилин.

Геть соціальні мережі під час роботи. Повідомлення від друзів, сповіщення про новий твіт чи пост дуже відволікають і не дають зосередитись на роботі. При цьому багато часу витрачається просто марно, а можна було зробити щось важливе. Тому виділіть певний час зранку або ввечері, щоб відповісти на всі особисті повідомлення. Це зекономить чимало часу і підвищить продуктивність.

Позбудьтесь непотрібного. Важливо навчитись розрізняти, що потрібно, а що ні. Чим краще ви це зробите, тим більше виявите, що не є важливим і просто забирає час. Наприклад, спілкування з колегами під час роботи, зайві наради, мікроменеджмент завдань.

Багатозадачність – не запорука успіху. Не всі можуть бути Юлієм Цезарем. Інколи багатозадачність тільки заважає, адже не всі можуть працювати в такому темпі. В результаті одночасно декілька проектів не доведені до кінця, концентрація втрачена. Навпаки з’являється роздратування і невпевненість у власних силах.

Розвивайте зосередженість. Прагнення зробити все і одразу може призвести до того, що ви не встигнете зробити нічого. Звісно, це за умови, якщо ви візьмете на себе забагато роботи. Тому краще зосередьтесь на виконанні одного завдання, а тоді приступайте до іншого. Важливо, щоб вас не відволікали зайві вкладки в браузері, відкриті програми, які ви не використовуєте.

Тайм-менеджмент

Навчіться говорити «ні». Якщо у вас немає часу зробити те, що просять інші – просто ввічливо відмовте. При цьому не дозволяйте собі відчувати провину.

Перфекціонізм – це не завжди добре. Важливо навчитись відрізняти самокритичність і перфекціонізм. Адже прагнення досягнути ідеалу не завжди виправдане. В результаті витрачається багато часу, щоб довести навіть неважливі дрібниці до бездоганності. А, отже, терміни виконання роботи постійно зриваються. Звісно, немає нічого поганого в тому, щоб прагнути стати кращим. Але прагнення стати найкращим може обернутись не в кращу сторону. Висновок: виробіть раціональне ставлення до роботи.

Визначте ціль. Це потрібно для того, щоб уникнути витрат часу та енергії на неважливі справи. Кожна ваша дія має бути спрямована на досягнення кінцевої мети і не важливо чи це короткочасний план чи довгостроковий.

Розставте пріоритети. Так ви побачите, які справи потребують негайного вирішення, а які можна відкласти. Зокрема, американський бізнес-консультант Стівен Кові пропонує розділяти завдання на 4 категорії: важливі і термінові; важливі, але не термінові; термінові, але не критичні; не термінові та не важливі.

Делегування – ключ до вдосконалення. Коли обсяг роботи збільшується і стає не під силу виконати все самому – не бійтесь доручити це комусь іншому. Адже результатом стане невпевненість у свої силах, втома та зниження мотивації. Не забувайте, що успіх бізнесу полягає у здатності власника дивитись у майбутнє, а не займатись рутинними справами.

Діліть великі плани на маленькі. Великий обсяг роботи налякати і відбити будь-яке бажання щось роботи взагалі. Тому краще поділити великі плани на менші етапи. Їхнє досягнення допоможе відстежити прогрес і зберегти спокій.

Визначте продуктивний час. Доведено, що одні люди працюють краще зранку або вдень, а інші ввечері або навіть вночі. Визначте власний час, коли продуктивність максимальна, підлаштуйте свій графік. Тоді можна поставити найважливіші справи на цей час.

Не нехтуйте здоровим сном. Краще виспатись, втративши додаткові години праці, але виконати її ефективніше. Адже від постійного недосипання організм виснажується, розвивається хронічна втома і працездатність знижується.

Час – це цінний, а головне обмежений ресурс. Ніхто не зможе виділити додаткову годину в добі, але у ваших силах ефективно керувати тими 24 годинами, які у вас є.